Il funzionamento del Fondo è affidato ai seguenti Organi, eletti direttamente dagli associati e dai loro rappresentanti, tutti contraddistinti da una composizione paritetica, cioè composti da uno stesso numero di rappresentanti dei Lavoratori e delle Aziende:
- L’Assemblea dei Delegati
- Il Consiglio di Amministrazione
- Il Collegio dei Sindaci
- Il Direttore Generale
- Le Funzioni
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L’Assemblea dei Delegati
Organo che rappresenta, in misura paritetica, i lavoratori e le aziende. L’Assemblea di Previp è composta da 60 membri, dei quali 30 in rappresentanza dei Soci Azienda e 30 in rappresentanza dei Soci Lavoratori, eletti secondo le modalità previste dal Regolamento Elettorale.
All’organo assembleare competono le decisioni concernenti l’approvazione del bilancio, le modifiche dello Statuto, la nomina e la revoca e la determinazione dei compensi dei componenti gli organi di amministrazione e controllo, l’esclusione degli associati, l’azione di responsabilità verso gli amministratori e i revisori, lo scioglimento del Fondo e le modalità di liquidazione del patrimonio.
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Il Consiglio di Amministrazione
È l’organo preposto all’amministrazione del Fondo e svolge la funzione di indirizzo e controllo della gestione patrimoniale del Fondo, attuandone la politica di investimento. È costituito da 12 membri, di cui 6 in rappresentanza dei Soci Aziende e 6 in rappresentanza dei Soci Lavoratori.
Al Consiglio sono attribuiti tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione per l’attuazione del fine previdenziale: esso ha la facoltà di compiere tutti gli atti necessari e opportuni al conseguimento dello scopo del Fondo che non siano di competenza dell’Assemblea.
Tra le varie attribuzioni, l’organo amministrativo predispone il progetto di bilancio da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea, propone le modifiche statutarie da sottoporre all’approvazione o all’attenzione dell’Assemblea, seleziona i Gestori delle risorse, il Depositario e la Compagnia di Assicurazione per l’erogazione delle rendite, provvedendo altresì alla stipula delle relative convenzioni. Tutti i membri del Consiglio devono possedere requisiti di onorabilità e professionalità e devono trovarsi in assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità, come definiti dalla normativa vigente.
All’interno del Consiglio sono istituiti il Comitato Finanza, avente compiti di analisi degli obiettivi finanziari generali del Fondo e di verifica della gestione finanziaria, e il Comitato Rischi avente poteri propositivi e consultivi, al fine di supportare le decisioni strategiche adottate dal Fondo in materia di gestione del rischio. In particolare, il Comitato Finanza formula le raccomandazioni per l’organo di amministrazione, anche in merito alla valutazione e alla gestione dei fattori ambientali, sociali e di governo societario, valuta le proposte formulate dalla Funzione finanza e attua le eventuali decisioni a essa assegnate riferendone all’organo di amministrazione, verifica periodicamente la politica di investimento e, se ritenuto necessario, propone all’organo di amministrazione le modifiche da apportare. Il Comitato Rischi, nel dettaglio, supporta il Consiglio nelle decisioni relative al sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e al corretto utilizzo dei princìpi contabili e la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio, monitora l’autonomia, l’adeguatezza e l’efficienza della Funzione di Revisione interna ed esprime pareri al Consiglio in merito alla valutazione di gestione di rischi anche di medio e lungo periodo e alla determinazione del grado di compatibilità di tali rischi con una gestione coerente con gli obiettivi. I Comitati predispongono relazioni periodiche, rivolte agli organi di amministrazione e controllo.
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Il Presidente e il Vice Presidente
Il Presidente e il Vice Presidente sono eletti dal Consiglio di Amministrazione tra i propri componenti rappresentanti, rispettivamente e a turno, i Soci Aderenti e i Soci Beneficiari.
Il Presidente del Fondo sovraintende al funzionamento di Previp, convocando e presiedendo le sedute dell’Assemblea e del Consiglio, tiene i rapporti con gli organismi esterni e informa la COVIP di ogni variazione o innovazione concernente il Fondo, documentandola adeguatamente.
In caso di assenza o di impedimento, il Presidente è sostituito dal Vice Presidente.
Al Presidente e al Vice Presidente è attribuita la rappresentanza legale della forma pensionistica.
Il Collegio dei Sindaci
Il Collegio ha il compito di verificare che l’amministrazione e la gestione complessiva del Fondo avvenga nell’esclusivo interesse degli aderenti, vigila sull’osservanza della legge e dello Statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dal Fondo e sul suo concreto funzionamento.
L’organo di controllo effettua la revisione legale dei conti ed esercita il controllo dell’operato del Consiglio di Amministrazione, verificando il rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dal Fondo e sul suo corretto funzionamento. Spetta al Collegio sindacale accertare la regolare tenuta della contabilità e la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili ed esprimere, con apposita relazione, un giudizio sul bilancio di esercizio.
L’organo è costituito da 4 membri effettivi, nominati anche tra i non Soci. Anche nella nomina dei componenti del Collegio dei Sindaci deve essere rispettato il criterio della partecipazione paritetica delle due categorie di Soci, Lavoratori e Aziende.
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Il Direttore Generale
Il Direttore Generale è preposto a curare l’efficiente gestione dell’attività corrente della forma, attraverso l’organizzazione dei processi di lavoro e l’utilizzo delle risorse umane e strumentali disponibili, e a realizzare l’attuazione delle decisioni dell’organo di amministrazione.
Il Direttore supporta il Consiglio di Amministrazione nell’assunzione delle scelte di politica gestionale, fornendo le necessarie analisi e valutazioni in ordine alla coerenza delle scelte medesime con gli indirizzi strategici assunti dall’organo amministrativo e alla loro compatibilità con il quadro normativo e con le risorse disponibili per il funzionamento del Fondo.
Il Direttore Generale fornisce al Consiglio di Amministrazione elementi e criteri di analisi idonei a consentire la valutazione delle esigenze previdenziali degli iscritti. Al fine di controllare la correttezza dei processi e della gestione e coordinamento della Struttura interna di Previp, il Direttore verifica e monitora le procedure e i modelli adottati dal Fondo mediante la reportistica predisposta dall’area gestionale della Struttura interna stessa.
La Funzione di Revisione interna
La Funzione di Revisione interna, funzione fondamentale prevista dal Decreto legislativo n. 252/2005 di cui è stata deliberata l’esternalizzazione, si inserisce all’interno del “Sistema di Controllo interno” e rappresenta nello specifico una funzione di controllo di terzo livello.
La Funzione opera a riporto del Consiglio di Amministrazione e ha il compito di valutare e monitorare l’efficacia, l’efficienza e l’adeguatezza del sistema di controllo interno e delle ulteriori componenti del sistema di governo del Fondo, nonché l’efficacia e l’efficienza delle attività esternalizzate, inclusa l’efficacia dei controlli svolti su tali attività.
La Funzione di Revisione interna verifica, in particolare, la correttezza dei processi interni e l’efficacia e l’efficienza delle procedure organizzative, nonché la regolarità e la funzionalità dei flussi informativi tra i diversi settori del fondo; verifica altresì l’adeguatezza dei sistemi informativi e la loro affidabilità (ICT audit) affinché non sia inficiata la qualità, correttezza e tempestività delle informazioni. Ad essa è attribuito anche il compito di verificare l’attendibilità delle rilevazioni contabili e, cioè, la rispondenza delle rilevazioni e dei processi amministrativi contabili e gestionali a criteri di correttezza e di regolare tenuta della contabilità.
Le responsabilità, i compiti, le modalità operative della Funzione di Revisione interna, nonché la natura e la frequenza della reportistica agli organi sociali ed alle altre funzioni aziendali interessate sono definiti e formalizzati in specifico documento (“Politica di Revisione interna”).
Le risultanze di tutte le attività svolte dalla funzione sono sottoposte al Consiglio di Amministrazione tramite relazioni periodiche, almeno semestrali.
La Funzione di Gestione del rischio
La Funzione di Gestione del rischio, funzione fondamentale prevista dal Decreto legislativo n. 252/2005, si inserisce all’interno del “Sistema di Controllo interno” e rappresenta nello specifico una funzione di controllo di secondo livello.
La Funzione opera a riporto del Consiglio di Amministrazione e ha il compito di concorrere alla definizione della politica di gestione dei rischi e di facilitare l’attuazione del sistema di gestione dei rischi, verificando l’efficienza ed efficacia del sistema medesimo nel suo complesso. Essa concorrere altresì alla definizione del sistema di controllo dei rischi inerenti alla gestione finanziaria e alla valutazione dell’efficienza e dell’efficacia del sistema medesimo. La Funzione assume un ruolo centrale nella definizione della “Politica di gestione dei rischi”, al fine di circoscrivere le categorie di rischio, indicare le metodologie per la misurazione e le modalità attraverso le quali il fondo gestisce ogni categoria di rischio significativo o area di rischio, specificare i limiti di tolleranza al rischio all’interno di tutte le categorie di rischio rilevanti e descrivere la frequenza e il contenuto delle verifiche da eseguire regolarmente.
La Funzione Compliance
La Funzione Compliance si inserisce all’interno del “Sistema di Controllo interno” e rappresenta nello specifico una funzione di controllo di secondo livello, istituita dal Consiglio di Amministrazione al fine di prevenire il “rischio di non conformità”, definito come il rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite patrimoniali o danni reputazionali, in conseguenza di violazioni di norme imperative, di legge, di regolamenti ovvero di norme di autoregolamentazione.
La Funzione opera a riporto del Consiglio di Amministrazione e si pone come obiettivo primario l’allineamento della gestione alle regole interne ed esterne, perseguito tramite l’implementazione di opportuni presidi organizzativi e operativi, messi in atto sia dalla Funzione medesima, sia da risorse appartenenti alle diverse aree operative.
Nel presidio del rischio di non conformità, la Funzione Compliance pone particolare attenzione al rispetto delle norme relative alla trasparenza e correttezza dei comportamenti nei confronti degli iscritti, all’informativa rivolta ai potenziali aderenti e agli aderenti e beneficiari, alla corretta esecuzione dei contratti. La Funzione sovraintende, inoltre, all’esecuzione degli adempimenti nei confronti dell’autorità di Vigilanza.
Le responsabilità, i compiti, le modalità operative della funzione, nonché la natura e la frequenza della reportistica agli organi sociali ed alle altre funzioni aziendali interessate sono definiti e formalizzati in specifico documento (“La Funzione Compliance”).
La Funzione Finanza
La Funzione Finanza contribuisce all’impostazione della politica di investimento e verifica la gestione finanziaria, esaminando i risultati conseguiti nel corso del tempo e controllando l’attuazione delle strategie nonché l’operato dei soggetti incaricati della gestione. Al riguardo, produce una relazione periodica da indirizzare agli organi di amministrazione e controllo circa la situazione di ogni singolo comparto, corredata da una valutazione del grado di rischio assunto in rapporto al rendimento realizzato, anche in riferimento agli aspetti ambientali, sociali e di governo societario. Particolare attenzione è posta nella verifica e nella valutazione degli investimenti in strumenti alternativi e in derivati.
La Funzione Finanza ha la facoltà di formulare proposte all’organo di amministrazione riguardo ai nuovi sviluppi dei mercati e alle eventuali modifiche della politica di investimento che si rendessero necessarie od opportune; collabora, con i soggetti coinvolti nel processo di investimento, al fine di fornire il supporto necessario circa la strategia da attuare e i risultati degli investimenti, curando la definizione, lo sviluppo e l’aggiornamento delle procedure interne di controllo della gestione finanziaria e sottoponendole all’approvazione dell’organo di amministrazione.